Verpasste Termine kosten Unternehmen mehr als nur Zeit – Ärzte, Anwälte, Buchhalter, Therapeuten und Trainer wissen, dass verpasste Termine zu Umsatzeinbußen und geringerer Kundenzufriedenheit führen. Deshalb nutzen Unternehmen SMS-Terminerinnerungen als zuverlässige Lösung, um die Quote der nicht erschienenen Kunden zu senken und die Kommunikation und damit auch das Kundenerlebnis insgesamt zu verbessern. In diesem Artikel gehen wir darauf ein, wie Terminerinnerungssysteme per SMS funktionieren, welche Vorteile und Grenzen sie haben und wie RCS auch für Erinnerungen genutzt werden kann.
Was ist eine Erinnerungs-SMS?
Eine Erinnerungs-SMS ist eine Textnachricht, die automatisch an einen Kunden oder Patienten vor einem geplanten Termin oder einer Dienstleistung gesendet wird. Diese Erinnerungen können von einer Terminplanungssoftware oder einem CRM-System ausgelöst werden und enthalten in der Regel wichtige Informationen wie Datum, Uhrzeit und Ort sowie Anweisungen oder eine Handlungsaufforderung (z. B. „Antworten Sie mit JA, um zu bestätigen“). Die Dienste bieten in der Regel Vorlagen für SMS-Erinnerungen an, die leicht an Ihre Bedürfnisse angepasst werden können.
Wie funktioniert ein Terminerinnerungssystem per SMS?
Die meisten SMS-Terminerinnerungssysteme lassen sich in Ihre bestehende Terminplanungssoftware oder Ihr CRM integrieren. So funktioniert der Prozess in der Regel:
- Terminplanung: Ein Kunde bucht einen Termin über Ihre Website, App oder per Telefon.
- automatische Synchronisierung: Der Termin wird in Ihrem Kalender oder CRM gespeichert, der mit der SMS-Software verbunden ist.
- Erinnerungsplanung: Basierend auf Ihren Einstellungen (z. B. 24 Stunden oder 2 Stunden vor dem Termin) plant das System den Versand einer SMS zu einer vordefinierten Zeit.
- Nachrichtenversand:Der Kunde erhält eine personalisierte SMS-Erinnerung. Sie können auch Optionen zur Bestätigung, Stornierung oder Terminverschiebung hinzufügen.
- Antwort des Kunden (optional): Viele Systeme unterstützen die 2-Wege-Kommunikation, so dass der Kunde direkt per SMS antworten kann.
Automatisierte Erinnerungssysteme können auch SMS und E-Mail kombinieren, z. B. indem sie verschiedene Optionen für unterschiedliche Arten von Erinnerungen anbieten oder zuerst E-Mails und dann SMS versenden usw.
Vorteile von Erinnerungs-SMS
- hohe Öffnungsraten: SMS-Nachrichten haben eine Öffnungsrate von 98 % und sind damit effektiver als E-Mails oder Anrufe.
- Automatisierung: Einmal eingerichtet, werden Erinnerungen automatisch verschickt – manuelle Eingaben sind nicht erforderlich.
- verbesserte Termintreue: Unternehmen berichten, dass die Zahl der nicht erschienenen Kunden mit SMS-Erinnerungen um bis zu 40 % gesunken ist.
- kosteneffizient: Im Vergleich zu Anrufen oder anderen Formen der Kontaktaufnahme ist SMS relativ kostengünstig.
- Kundenservice: Kunden schätzen rechtzeitige Erinnerungen und die Möglichkeit, Termine mit einer schnellen Antwort zu bestätigen oder zu verschieben.
Einschränkungen von Erinnerungs-SMS
Termin-SMS an Patienten und Kunden bieten zwar zahlreiche Vorteile, aber es ist wichtig, sich der möglichen Einschränkungen bewusst zu sein:
- Zeichenbegrenzung: Standard-SMS-Nachrichten sind auf 160 Zeichen begrenzt. Dies kann den Umfang der enthaltenen Details einschränken.
- Opt-in-Anforderungen: Für den Versand von SMS-Nachrichten ist eine ausdrückliche Zustimmung erforderlich, um Vorschriften etwa von GDPR oder TCPA einzuhalten.
- Probleme bei der Zustellung: Auch wenn das selten vorkommt, können Netzwerkprobleme oder falsche Telefonnummern zu fehlgeschlagenen Zustellungen führen.
Was ist mit RCS? Die Weiterentwicklung der Erinnerungsnachrichten
Rich Communication Services (RCS) ist ein neuer Messaging-Standard, der erweiterte Funktionen wie Bilder, Branding, Schaltflächen und Lesebestätigungen bietet. Eine ausführlichere Diskussion über die Unterschiede zwischen RCS und SMS finden Sie in unserem Artikel „RCS vs. SMS: Was ist der Unterschied?“.
Wie Erinnerungsnachrichten mit RCS funktionieren:
- Verbesserte Interaktivität: RCS ermöglicht Schaltflächen wie „Bestätigen“ oder „Termin verschieben“ direkt in der Nachricht.
- Branding: Fügen Sie Logos und Farben ein, die Ihre Marke widerspiegeln.
- Verifizierte Nachrichten: Absender werden verifiziert, um Spam und Betrug zu vermeiden.
Lesebestätigungen: Sie wissen, wann ein Kunde die Nachricht gesehen hat. - Fallback zu SMS: Wenn das Gerät eines Kunden RCS nicht unterstützt, kann das System automatisch auf normale SMS zurückgreifen.
RCS ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die eine ansprechende und moderne Kommunikationserfahrung bieten wollen.
Fazit: Warum Sie ein automatisiertes Erinnerungssystem verwenden sollten
Die Integration eines Erinnerungssystems in Ihre Geschäftsabläufe ist ein kluger Schachzug – es reduziert die Zahl der Kunden, die nicht erscheinen, spart Zeit und erhöht die Kundenzufriedenheit. Ganz gleich, ob Sie bei der herkömmlichen SMS bleiben oder RCS ausprobieren, wichtig ist, dass Sie konsequent, regelkonform und kundenorientiert vorgehen.